Comment offrir aux employés une avance sur leur salaire ?
- Les employés peuvent demander une avance sur salaire en cas de difficultés financières ou d’événements de la vie.
- Offrir aux employés une avance sur salaire en période de stress financier peut améliorer leur moral et réduire le taux de rotation.
- Évitez les problèmes d’avance sur salaire grâce aux conseils de ce guide.
- Cet article s’adresse aux employeurs qui veulent savoir comment accorder des avances sur salaire à leurs employés.
Lorsque les employés ont une urgence financière ou n’arrivent pas à joindre les deux bouts, ils ont peu de possibilités d’obtenir de l’argent rapidement. Très peu se tournent vers la famille ; la plupart cherchent à obtenir des prêts à taux d’intérêt élevé, des cartes de crédit ou des prêts personnels. Selon Pew Charitable Trusts, 12 millions d’Américains ont recours aux prêts sur salaire. L’emprunteur moyen emprunte un total de 3 000 dollars par an et paie plus de 500 dollars d’intérêts.
Les employeurs ont la possibilité d’aider leurs employés à éviter les urgences financières stressantes en leur accordant des avances sur salaire. Une avance sur salaire est un moyen discret d’aider votre employé tout en maintenant sa productivité. Cela peut également dissuader le salarié de choisir un prêt à taux d’intérêt élevé qui l’endette davantage.
Qu’est-ce qu’une avance sur salaire ?
Une avance sur salaire est un accord financier entre un employeur et un employé. L’employé reçoit de l’argent de son employeur sous la forme d’un prêt à court terme. Le prêt est remboursé à l’employeur à l’aide des futurs salaires perçus. Les termes de l’accord peuvent varier, mais doivent être connus et acceptés par l’employeur et l’employé.
Comment fonctionne une avance sur salaire ?
Une avance sur salaire commence toujours par l’introduction d’une demande écrite par le salarié. Le fait d’avoir chaque demande préalable par écrit constitue une trace écrite et peut également s’avérer utile en cas de problème avec l’employé (refus de le rendre, licenciement, etc.).
Une fois que l’employé a soumis la demande écrite de traitement par la paie, les deux parties (employeur et employé) doivent signer l’accord. La demande écrite doit inclure un plan de paiement afin que l’argent puisse être remboursé à temps.
Si vous utilisez le meilleur logiciel de paie, vous pouvez rapidement traiter séparément une avance sur salaire. Toutefois, si vous effectuez la paie manuellement, vous devrez traiter un chèque ou un dépôt électronique distinct. Vous devrez également noter le paiement supplémentaire dans votre paie afin que vos livres reflètent l’avance sur salaire.
Prêt aux employés ou avance sur salaire
Le prêt aux employés est une somme d’argent que le salarié détermine à l’avance. L’employeur doit approuver le montant, et l’employé utilise ses futurs chèques de salaire pour rembourser le prêt en plusieurs versements convenus.
Toutefois, l’employeur n’est pas assuré de récupérer l’argent du prêt. Si l’employé n’effectue pas ses paiements ou s’il est souvent en retard, vous devrez envisager les conséquences sur votre flux de revenus.
Une avance sur salaire offre au salarié le salaire qu’il a gagné, généralement quelques jours avant le jour de paie. Une avance sur salaire est moins risquée pour l’employeur, puisque l’employé a déjà acquis l’argent.
Avantages et inconvénients d’offrir des avances sur salaire aux employés
Les avances sur salaire présentent des avantages et des inconvénients pour l’employé et l’employeur. Le principal avantage pour le salarié est la réduction du stress financier. En éliminant ce stress, les employés peuvent rester productifs, prendre moins de jours de maladie et éviter de demander de l’aide financière à une société de prêt qui prélève jusqu’à 600 % pour obtenir de l’argent rapidement. En outre, l’employeur peut bénéficier d’un employé plus concentré, ce qui se traduit par un revenu plus élevé avec peu d’efforts de la part de l’employeur.
Cependant, les avances sur salaire comportent des risques pour l’employeur et l’employé. Par exemple, un employeur constatera une augmentation de la paperasserie et du respect des exigences en matière de salaire minimum, des lois sur les heures supplémentaires et de la loi fédérale Truth in Lending Act. En outre, votre entreprise doit être financièrement capable d’offrir à l’employé une avance sur salaire, ce qui peut ne pas être possible en fonction de la trésorerie de votre entreprise et de ses relations avec ses créanciers.
Les employés peuvent également devenir dépendants des avances sur salaire, ce qui conduit à un style de vie « de paye en paye » qui n’est pas sain pour l’employé ou l’employeur. Limiter le nombre d’avances sur salaire dont un employé peut bénéficier par an permet de maîtriser cet avantage et d’éviter toute confusion sur les politiques d’avances sur salaire. En outre, les politiques relatives aux avances sur salaire peuvent décrire les situations dans lesquelles les avances sur salaire peuvent être réduites ou ne pas être disponibles, comme en cas de ralentissement économique, de congés ou d’indemnisation des travailleurs.
Le saviez-vous ? Bien qu’il puisse être tentant de demander à l’employé pourquoi il a besoin de l’avance sur salaire, demander des détails personnels spécifiques peut être discriminatoire.
Comment éviter les problèmes liés aux avances sur salaire
Avant de proposer une avance sur salaire par l’intermédiaire de votre entreprise, vous devez mettre en place des politiques. La politique devrait inclure les facteurs suivants auxquels se référer lorsqu’un problème survient.
1. Déterminez comment fonctionne le processus d’avance sur salaire.
Il doit exister un moyen clair et discret pour un employé de demander une avance sur salaire. Par exemple, un employé pourrait remplir un formulaire, et si l’avance est approuvée, l’employeur et l’employé signeraient le document. Le formulaire comprendrait toutes les conditions, y compris les taxes, les intérêts, le délai de remboursement convenu et toute condition spécifique à l’entreprise. Si l’employé ne remplit pas sa part de l’avance sur salaire, il peut faire l’objet d’une action disciplinaire, d’un licenciement ou de conséquences juridiques.
2. Définir qui a droit à l’avance sur salaire.
La spécification de l’éligibilité vous aide à simplifier qui a le droit de recevoir une avance sur salaire et qui ne l’a pas. Les directives d’admissibilité sont particulièrement utiles si vos fonds sont limités ou si un segment particulier de votre main-d’œuvre vous a grillé dans le passé. Par exemple, vous pouvez offrir des avances salariales aux employés à temps plein mais pas aux employés à temps partiel, ou spécifier que l’employé doit accomplir une période de travail particulière dans votre entreprise pour démontrer son engagement avant que vous ne l’envisagiez pour une avance salariale.
3. Établir des montants de prêt minimum et maximum.
Fixez une limite au montant de l’avance sur salaire que chaque employé peut recevoir en vertu de votre police. Les plafonds vous aideront à récupérer votre argent et aideront l’employé à être financièrement responsable.
4. Conservez toutes les conditions par écrit.
Inclure tous les aspects des avances sur salaire dans les politiques écrites. Idéalement, la même politique devrait être utilisée avec chaque employé et inclure toutes les conditions. L’employé doit connaître ces conditions, et l’employeur et l’employé doivent se mettre d’accord sur les montants des déductions et sur les dates de début et de fin des déductions. Les deux parties doivent signer l’accord, et une copie doit être versée au dossier de l’employé.
Conseil : Vous ne devez pas imposer l’avance sur le salaire avant que votre employé n’ait effectué le premier remboursement. Ensuite, calculez le montant du remboursement dans votre chèque de paie pour les périodes de paie futures.
5. Intégrez la déduction dans la paie avec un logiciel de paie.
Suivre l’évolution des charges sociales, des déductions et de la conformité est souvent plus que ce que les entreprises peuvent gérer. Économisez du temps et de l’argent en investissant dans l’une de nos solutions de paie tout-en-un hautement recommandées. Consultez notre revue ADP ou notre revue Paychex pour en savoir plus sur les logiciels de paie en ligne qui peuvent vous aider à gérer les avances et bien plus encore.
6. Définissez la fréquence de l’avance sur salaire.
Si vous n’ajoutez pas la fréquence des avances sur salaire dans votre police, vous risquez de semer la confusion dans l’esprit des employés et même d’entraîner une action en justice. La plupart des entreprises limitent leurs employés à une avance sur salaire une fois tous les six mois ou deux fois par an.
Principale conclusion : Ajouter une clause empêchant les employés de recevoir une avance sur leur salaire s’ils n’en ont pas rendu une précédente. Une trop grande indulgence à l’égard de cette politique pourrait entraîner une perte importante de liquidités pour votre entreprise.
7. Offrez une éducation financière.
Après avoir rédigé une politique d’avance sur salaire, envisagez de fournir aux employés des ressources supplémentaires. Par exemple, lorsqu’un employé demande une avance sur salaire, vous pouvez lui offrir la possibilité de bénéficier de conseils financiers ou lui proposer des cours financiers gratuits en ligne pour l’aider à améliorer sa situation à long terme.