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Quickbooks Time 2021 : solution RH de gestion du temps et des présences

13 minutes de lecture

Pourquoi QuickBooks Time est le meilleur pour le personnel mobile

QuickBooks Time possède toutes les fonctionnalités dont un employeur a besoin pour gérer son personnel mobile. Le logiciel offre des options de pointage flexibles, de sorte que les employés peuvent pointer à partir de n’importe quel endroit, que ce soit à la maison ou sur un chantier. Pour vous assurer que vos employés mobiles pointent à l’endroit prévu, vous pouvez mettre en place des géoférences et utiliser le suivi GPS. Ainsi, vos employés sont non seulement responsables, mais aussi en sécurité.

De nombreux travailleurs mobiles travaillent hors site sur divers travaux et projets, il peut donc être utile de disposer de fonctionnalités QuickBooks telles que le suivi des travaux. Cela permet aux responsables et aux employés de suivre l’avancement des travaux et des projets, et d’utiliser des notes sur les projets et les travaux pour une communication cohérente. Tous les concurrents n’offrent pas le niveau de capacités de suivi du travail que propose QuickBooks.

Une fois que les heures et les coûts de main-d’œuvre de vos employés sont enregistrés et approuvés, QuickBooks Time peut les intégrer dans votre paie, ce qui simplifie encore le processus, réduit le risque d’erreur et vous permet de rémunérer correctement les employés mobiles pour chaque travail ou projet.

 

Le saviez-vous ? Les clients de QuickBooks Time économisent en moyenne 5% sur les coûts salariaux grâce au suivi automatique du temps.

Pro

    • Les employés peuvent pointer en utilisant le kiosque numérique QuickBooks Time, le tableau de bord web ou l’application mobile.
    • Les gestionnaires peuvent définir des limites de géofencing et accéder à la localisation GPS en direct.
    • Les responsables et les employés peuvent consulter un flux d’activités professionnelles dans l’application et rédiger des notes sur les projets.
    • QuickBooks Time peut également suivre les kilométrages et les dépenses.

 

A savoir

    • QuickBooks Time facture une redevance mensuelle fixe et une redevance mensuelle par employé.
    • L’assistance téléphonique et le chat en direct sont uniquement disponibles du lundi au vendredi, entre 6 heures et 18 heures.

Utilisabilité

QuickBooks Time est un logiciel basé sur le cloud computing auquel vous et votre équipe pouvez accéder via un tableau de bord web et une application mobile (disponible pour les appareils iOS et Android). L’application QuickBooks Time est particulièrement adaptée à la gestion d’équipes mobiles, car les employés et les responsables peuvent accéder à une multitude d’informations sur le temps et les présences depuis leur smartphone. L’application permet aux employés de pointer de n’importe où, de suivre le temps qu’ils consacrent à des projets spécifiques, de consulter leurs feuilles de temps et de voir quels collègues sont de service. Ils peuvent également utiliser l’application pour consulter leurs horaires, recevoir des notifications de changements d’horaires et demander des congés. Les concurrents que nous avons examinés n’offrent pas tous une fonction de planification des employés.

Le tableau de bord QuickBooks Time est intuitif et complet
Une autre fonctionnalité utile est que l’application mobile QuickBooks Time utilise à la fois le géofencing et le suivi GPS. Vous pouvez utiliser ces outils pour limiter les endroits où vos employés peuvent pointer et suivre leurs positions pendant la journée de travail. Bien que les employés puissent être réticents à l’idée que l’on suive leur localisation, cette fonction peut s’avérer utile pour assurer l’exactitude des heures d’arrivée et de départ et accroître la sécurité des employés. Vous pouvez également consulter des rapports en temps réel pour garder un œil sur les données relatives au temps et aux présences.

Conseil : Une fois la localisation GPS activée dans les paramètres de l’entreprise, vous pouvez l’utiliser pour identifier l’employé le plus proche d’un site de travail et le déployer en conséquence.

QuickBooks Time peut s’intégrer à des applications tierces, telles que les logiciels de paie et de comptabilité, de sorte que les données relatives aux employés peuvent être automatiquement transférées d’une plateforme à l’autre, ce qui réduit le risque d’erreurs. Bien que l’intégration de la plateforme QuickBooks soit conforme à la norme du secteur, il s’agit d’une caractéristique importante à rechercher pour toute main-d’œuvre mobile.

Caractéristiques

QuickBooks Time possède plusieurs fonctionnalités qui vous permettent de contrôler et de gérer facilement votre personnel mobile. Par exemple, il offre de nombreuses options pour les pointages, la gestion des congés payés, la programmation des employés, le suivi de leur localisation et le suivi des tâches et des projets.

Voici quelques-uns des services que vous pouvez recevoir avec QuickBooks Time :

 

Rapports météo Les employés peuvent pointer via un kiosque, un tableau de bord web ou une application mobile.
Gestion de la prise de force Vos employés et leurs managers peuvent gérer le PTO en déplacement via le web ou une application mobile.
Programmation des employés Vous pouvez utiliser des fonctions de glisser-déposer pour établir les horaires des employés, et ceux-ci peuvent ensuite consulter leurs horaires sur le tableau de bord Web ou l’application mobile.
Géotechnologie Vous pouvez définir des limites de géofence et accéder à la localisation GPS en direct.
Suivi des travaux Un flux d’activités dans l’application vous permet de suivre l’avancement des travaux et des projets.
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Bulletin météo

L’un des plus grands avantages de QuickBooks Time pour les entreprises ayant une main-d’œuvre mobile est que le système a été conçu pour les travailleurs sur le terrain. Le système basé sur le cloud permet aux employés sur le terrain de bénéficier d’une flexibilité sur le lieu de travail quant à la manière (et l’endroit) dont ils pointent. Par exemple, les employés peuvent utiliser le kiosque numérique QuickBooks Time, un tableau de bord web ou une application mobile pour pointer en un seul clic.

L’application mobile facile à utiliser permet également aux travailleurs mobiles d’enregistrer leur temps, de vérifier leurs horaires, de voir quels collègues sont de service et de suivre le temps qu’ils consacrent à des projets spécifiques, où qu’ils soient. Bien que les applications mobiles soient courantes pour les solutions de gestion du temps et des présences, certains concurrents facturent un supplément pour les capacités mobiles ou limitent leurs fonctionnalités, alors que QuickBooks ne le fait pas.

Gestion des congés payés

Vous et vos chefs d’équipe pouvez utiliser QuickBooks Time pour mettre en place des politiques de congé parental personnalisées qui répondent aux besoins de votre personnel. Les employés peuvent utiliser le tableau de bord web ou l’application mobile pour demander des congés, vérifier les soldes de PTO, ou même saisir des congés directement sans le processus d’approbation (si votre entreprise le permet). En outre, vous pouvez créer des notifications personnalisables afin que les employés puissent savoir si leur congé a été approuvé ou refusé par le biais d’alertes par courriel ou par SMS. Les fonctionnalités de QuickBooks Time off sont compétitives dans le secteur.

Les employés peuvent consulter tous leurs congés payés sur leurs appareils mobiles.

Conseil : Le suivi automatique des congés payés peut aider à éviter les erreurs de communication, les équipes manquées et les erreurs de paie.

Planification des employés

Contrairement à certains plans concurrents, chaque plan QuickBooks Time comprend des fonctionnalités de planification des employés qui peuvent vous aider à améliorer la planification des équipes. Les gestionnaires peuvent utiliser les fonctions de glisser-déposer pour créer des horaires personnalisés basés sur les emplois ou les équipes. Les employés peuvent voir le dernier planning en temps réel en se connectant au système ou à l’application mobile. Ils peuvent également être avertis sur leurs appareils mobiles lorsque de nouveaux horaires ou des changements d’équipe sont publiés.

Les employés peuvent consulter les horaires individuels et complets sur leurs appareils mobiles.
 

Les employés peuvent ajouter leurs horaires de travail à toute application de calendrier prenant en charge iCalendar, y compris les calendriers iOS, Google et Outlook. Un autre avantage de QuickBooks Time est qu’il est possible de créer des notifications par courriel, texte ou Twitter lorsque les travailleurs approchent de la fin de leur quart de travail. Les notifications sur les médias sociaux de ce type ne sont pas monnaie courante dans le secteur, mais certaines équipes peuvent préférer et apprécier les communications sur les médias sociaux.

Géotechnologie

La capacité géotechnique de QuickBooks est une autre caractéristique qui peut être particulièrement utile pour une main-d’œuvre mobile. Il est possible de définir des limites de géofence pour s’assurer que les travailleurs sur le terrain et les employés hors site pointent avec leurs appareils mobiles à partir de lieux désignés. QuickBooks peut envoyer des notifications pour rappeler aux employés de pointer à l’entrée et à la sortie d’un site de travail – ce qui peut vous aider, vous et votre personnel, à tenir à jour des fiches de présence exactes.

Vous pouvez également utiliser le suivi GPS pour savoir en temps réel où se trouvent vos employés pendant la journée de travail, ce qui accroît leur responsabilité et leur sécurité. Bien que la géolocalisation soit une norme industrielle, elle est particulièrement importante pour les entreprises dont le personnel est mobile.

Il est possible de suivre les positions des employés tout au long de la journée de travail.
 

Recherche d’emploi

Si vous avez besoin de garder une trace des travaux et des projets sur lesquels votre équipe travaille, QuickBooks Time dispose de fonctions de suivi des travaux qui sont compétitives par rapport à la norme du secteur. Par exemple, vous pouvez gérer et suivre les heures des employés (estimées et réelles) en fonction de projets et de tâches spécifiques. Les responsables et les employés peuvent consulter un flux de tâches dans l’application, rédiger des notes de projet et ajouter des signatures numériques à leurs feuilles de travail.

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Les employeurs peuvent suivre les heures travaillées sur chaque projet ou travail.
 

Coût

QuickBooks Time offre deux plans de service : Premium et Elite. Il n’y a pas de frais d’installation ou de mise en œuvre, et QuickBooks vous permet de modifier ou d’annuler votre plan à tout moment.

    • Premium : Ce plan coûte 20 $ par mois, plus 8 $ par employé par mois. Il comprend la planification des employés, le suivi du travail et des équipes, la gestion des feuilles de temps, l’intégration de la paie, la gestion des congés parentaux, les alertes et les notifications, ainsi que des rapports en temps réel.
    • Elite : Ce plan coûte 40 $ par mois, plus 10 $ par employé par mois. Il comprend tous les éléments de la formule Premium, avec en plus la géolocalisation, les signatures sur les feuilles de temps, le suivi des projets et du kilométrage, et les rapports sur les estimations des projets par rapport aux chiffres réels.

 

QuickBooks Time propose un essai gratuit de 30 jours, qui ne nécessite pas de fournir d’informations de paiement. Lorsque l’essai gratuit prend fin, il vous est demandé d’ajouter des informations de paiement. Si vous choisissez de ne pas activer votre compte, il n’est pas nécessaire d’annuler quoi que ce soit.

Principale conclusion : Le plan Premium coûte 20 dollars par mois, plus 8 dollars par employé par mois, et le plan Elite coûte 40 dollars par mois, plus 10 dollars par employé par mois.

Configuration

Lorsque vous commencez votre essai gratuit de QuickBooks Time, un représentant peut vous aider à configurer votre compte. Après avoir connecté votre compte à QuickBooks, le logiciel ne prend que quelques minutes pour être opérationnel. Si vous ou votre équipe avez des questions sur la configuration du système, un représentant prendra le temps de former vos employés à son utilisation. La formation peut être particulièrement bénéfique si vos employés travaillent sur différents sites et ont besoin d’une assistance pratique.

QuickBooks propose plusieurs webinaires, didacticiels et cours de formation en ligne auxquels vous et votre équipe pouvez accéder de n’importe où. Il fournit également des calculateurs de fiches de présence, des modèles de fiches de présence et des ressources d’assistance spécifiques au secteur pour vous aider à configurer le logiciel. Le logiciel s’intègre facilement à votre logiciel de comptabilité et de paie, ce qui vous permet de synchroniser automatiquement les données de temps de vos employés.

Service à la clientèle

Nous avons trouvé que le service client de QuickBooks Time était de premier ordre. Nous avons contacté la société à plusieurs reprises en nous faisant passer pour un nouveau propriétaire d’entreprise intéressé par les systèmes de gestion du temps et des présences. Chaque fois que nous avons contacté QuickBooks Time, des représentants serviables et amicaux nous ont rappelés immédiatement et n’ont jamais exercé de pression pour nous inciter à souscrire au service.

L’assistance est disponible par téléphone et par chat du lundi au vendredi, de 6 heures à 18 heures. Le site Web QuickBooks Time regorge de ressources utiles, notamment un centre d’apprentissage et de ressources avec des outils, des webinaires, des tutoriels, des vidéos, des cours de formation, des blogs et des FAQ.

Conseil : Si un agent de chat n’est pas disponible, vous pouvez toujours envoyer un message et un représentant vous répondra dans les plus brefs délais.

Inconvénients

Bien que QuickBooks Time soit un logiciel complet de gestion du temps et des présences, il a ses limites. Par exemple, vous payez une redevance mensuelle de base pour utiliser le logiciel. De nombreux concurrents facturent sur une base par employé, mais QuickBooks Time facture un forfait mensuel. e par employé. Ce n’est peut-être pas un problème pour vous, mais gardez-le à l’esprit lorsque vous calculez votre coût mensuel moyen.

Si vous avez un budget serré pour votre logiciel de gestion du temps et des présences, consultez notre critique de OnTheClock et notre critique de When I Work. When I Work est idéal pour les restaurants et les détaillants, tandis que OnTheClock est parfait pour les travailleurs de terrain et les entreprises en expansion.

Ligne de fond

Nous recommandons QuickBooks Time pour :

    • Employeurs disposant d’une main-d’œuvre mobile.
    • Les employeurs qui ont besoin de suivre les postes des employés.
    • Les employeurs qui ont besoin de plus d’options d’entrée/sortie.

 

Nous ne recommandons pas QuickBooks Time pour :

    • Employeurs disposant d’un budget très serré.
    • Les employeurs qui ont besoin de créer un système personnalisé de gestion du temps et des présences.