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Paychex Flex 2021 : solution RH de gestion du temps et des présences

16 minutes de lecture

Une solution tout-en-un comme Paychex Flex peut simplifier et rationaliser vos processus RH sans avoir à intégrer plusieurs solutions. Le logiciel de gestion du temps et des présences de Paychex est basé sur le cloud et compatible avec plusieurs options de montres, notamment une application web, des applications mobiles, une application pour kiosque sur tablette (avec vérification faciale en option) et des montres biométriques.

Pourquoi Paychex est la meilleure solution RH tout-en-un pour le suivi du temps et des présences

De nombreuses entreprises qui proposent des solutions de gestion du temps et des présences sont limitées dans les autres solutions RH qu’elles offrent, mais ce n’est pas le cas de Paychex. Paychex est facilement la solution RH la plus complète que nous ayons examinée, et peut répondre à une variété de besoins RH dans une plate-forme intégrée. Outre la gestion du temps et des présences, les utilisateurs peuvent profiter de fonctionnalités telles que le traitement de la paie, le recrutement et l’intégration des employés, la gestion des avantages sociaux, l’assurance commerciale et le conseil en RH. Si vous avez besoin d’un ou de plusieurs de ces services, vous pouvez optimiser votre processus RH global en utilisant Paychex.

Le champ d’application principal : Un partenariat avec Paychex Flex Time peut rationaliser et simplifier vos solutions RH car il peut synchroniser automatiquement les heures des employés avec la paie Paychex et effectuer d’autres fonctions RH.

Pro

    • Paychex offre de nombreux services RH, tels que la gestion du temps et des présences, la paie, les avantages sociaux, le recrutement et l’intégration, et la consultation RH.
    • Paychex peut traiter votre paie en interne au lieu de s’intégrer à un fournisseur de paie tiers.
    • Paychex offre une gamme d’options de surveillance, y compris des navigateurs Web, des applications mobiles, une application de kiosque de tablette avec vérification faciale et un scanner biométrique d’iris ou d’empreintes digitales.

A savoir

    • Paychex n’indique pas les prix de son logiciel de gestion du temps et des présences en ligne.
    • Paychex ne propose pas d’essai gratuit.

Utilisabilité

Alors que de nombreux concurrents que nous avons examinés offrent des fonctions RH limitées – telles que le suivi du temps, la gestion des congés et la planification des employés – Paychex est une solution RH tout-en-un qui offre également d’autres processus RH, tels que le recrutement et l’intégration des employés, l’administration des avantages sociaux, l’assurance commerciale et le traitement de la paie.

Avoir accès à la solution entièrement intégrée Paychex Flex peut améliorer considérablement vos processus RH. Comme toutes les informations relatives aux RH seront regroupées dans un seul et même système, toutes vos fonctions fonctionneront ensemble de manière transparente, ce qui réduira les risques d’erreur, les frustrations et le temps consacré aux RH. La solution complète facilite la gestion des RH, car vous ne perdrez plus de temps à transférer des informations d’une plate-forme à l’autre (par exemple, d’un système de gestion du temps et des présences à un logiciel de paie).

Le tableau de bord de Paychex Flex Time est intuitif et facile à utiliser.
 

Avec les plans de temps et de présence Paychex Flex, vous avez accès à plusieurs fonctions utiles qui simplifient la planification et le suivi du temps. Par exemple, le logiciel dispose de planificateurs visuels et de modèles de planification pour simplifier la planification des employés, de fonctions de messagerie pour communiquer avec vos employés, et d’une série de fonctions de rapport et de suivi pour fournir une vue claire de l’endroit et du moment où les employés travaillent. Les fonctions de planification et de suivi des employés de Paychex sont très compétitives dans le secteur.

Paychex dispose également d’une application mobile avec des fonctions de libre-service en ligne pour les employés qui mettent une variété de fonctions RH entre les mains de vos travailleurs. Par exemple, les employés peuvent consulter et approuver les fiches de présence, voir les horaires de travail et les soldes de congés, et demander des congés. Leurs actions sont automatiquement synchronisées avec la plateforme pour être examinées en cas de besoin.

Caractéristiques

Les régimes de temps et de présence Paychex Flex (Paychex Flex Time et Paychex Flex Time Essentials) peuvent facilement s’intégrer au reste de la suite Paychex HCM, y compris la paie, les avantages sociaux, les services RH et les intégrations de produits. De nombreux concurrents n’offrent pas cette fonctionnalité, et les intégrations de Paychex avec une si longue liste de fonctions internes en font un excellent guichet unique pour les entreprises qui veulent divers services à partir d’une seule plateforme.

Même les fonctions de gestion du temps et des présences sont complètes à elles seules. Voici quelques-uns des services que vous pouvez obtenir avec Paychex Flex :

 

Détection du temps Paychex Flex propose des pointeuses à perforation web, des applications mobiles, des pointeuses à vérification faciale et des pointeuses biométriques qui permettent de suivre les heures, les postes, les pauses et bien plus encore des employés.
Gestion de la prise de force Les employés peuvent soumettre des demandes de congés payés et d’ajustements salariaux, et les responsables peuvent approuver ou refuser les demandes en fonction de leurs politiques en matière d’avantages sociaux et de salaires.
Programmation des employés Les utilisateurs peuvent accéder à un planificateur visuel, à des modèles de planification, à des exceptions de planification, à la planification des capacités et à l’échange d’équipes.
Rapports et notifications Paychex propose des rapports standard et ad hoc ainsi que des alertes configurables.
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Détection du temps

Paychex Flex offre une multitude de méthodes de collecte du temps. Ces options de chronométrage flexibles peuvent inclure des horloges de base, telles que celles accessibles depuis des navigateurs web et des applications mobiles, ou des horloges avancées, telles qu’une application kiosque sur tablette avec vérification faciale ou des horloges biométriques avec lecture de l’iris ou des empreintes digitales. Cette variété d’options vous donne la possibilité de collecter les heures des employés d’une manière qui convient à votre entreprise. Peu de concurrents proposent une telle variété d’options d’horodatage, et encore moins de numérisation biométrique.

Les utilisateurs peuvent pointer via leur Apple Watch.
 

Les administrateurs peuvent définir toute une série de restrictions et de directives sur la manière dont les heures peuvent être collectées. Par exemple, ils peuvent définir des restrictions pour les utilisateurs d’IP, désigner des temps de pause et de repas et ajuster la rémunération selon les besoins. Si vous souhaitez suivre les déplacements de vos travailleurs mobiles, vous pouvez également utiliser la technologie de géolocalisation et de géofencing pour vous assurer qu’ils enregistrent les entrées et les sorties aux bons endroits.

Conseil : Si le suivi d’une main-d’œuvre mobile est votre priorité absolue, vous pouvez également consulter notre revue de QuickBooks Time.

En plus d’enregistrer les heures de vos employés, Paychex Flex Time vous permet d’utiliser les fonctions de calcul des coûts et de répartition du travail pour vous assurer que vous désignez le bon nombre de ressources pour chaque projet. Comme Paychex Flex Time peut s’intégrer à la solution de paie Paychex, toutes les heures de vos employés peuvent être automatiquement acheminées dans votre processus de paie. Bien que la plupart des concurrents puissent intégrer la paie, peu d’entre eux proposent la paie en interne.

Gestion des congés payés

La gestion du temps payé par les employés (PTO) est une partie essentielle du maintien de la conformité avec les lois sur l’emploi (pour laquelle Paychex peut également vous aider), et une fois encore, Paychex Flex a les caractéristiques dont vous aurez besoin. Les employés peuvent utiliser l’application mobile ou le tableau de bord pour soumettre des demandes de PTO et des ajustements de salaire, et les managers peuvent utiliser le logiciel pour répondre aux demandes de PTO et suivre les congés des employés. Ces caractéristiques sont conformes à la norme industrielle.

Les employés peuvent demander des congés en quelques clics.
 

Programmation disponibilités des employés

Avec Paychex Flex Time, les gestionnaires ont accès à une gamme de fonctions de planification qui peuvent les aider à s’assurer qu’ils ont suffisamment de personnel. Le logiciel est doté d’un planificateur visuel et de modèles pour simplifier le processus de planification. Il est également possible de définir des exceptions de programmation et d’accéder à la programmation des capacités avec la disponibilité des travailleurs et une vue hebdomadaire. Les employés peuvent également changer d’équipe, ce qui est compétitif par rapport à la norme industrielle en matière de planification des équipes.

Les employés peuvent échanger des quarts de travail au sein de la plateforme.
 

Rapports et notifications

Paychex offre une variété de fonctions de rapport et de notification qui peuvent vous aider à surveiller les données de présence des employés et les indicateurs clés de performance. Nous avons aimé Paychex Flex Time parce qu’il offre des mises à jour en temps réel, des données sur l’activité et la présence et une analyse du travail ; par exemple, les gestionnaires peuvent facilement voir qui travaille et qui est en pause. Paychex propose également des rapports et des analyses standard et ad hoc, afin que vous puissiez extraire des données pertinentes et prévoir les besoins futurs en matière de travail.

Les responsables peuvent avoir une vision claire des personnes qui sont entrées, sorties ou en pause.
 

Les utilisateurs peuvent définir des règles en matière d’heures supplémentaires et recevoir des alertes lorsque les employés approchent des heures supplémentaires, ce qui est un excellent moyen de maintenir la conformité avec la législation du travail. Vous pouvez également recevoir des courriels et des alertes configurables sur d’autres problèmes de temps et de présence. Ces caractéristiques sont compétitives par rapport à celles des autres entreprises du secteur.

Coût

Paychex est une solution RH complète offrant plusieurs services. L’entreprise propose deux offres principales en matière de temps et de présence : Paychex Flex Time et Paychex Flex Time Essentials. Comme pour la plupart des autres produits Paychex, vous devrez contacter directement la société pour recevoir un devis adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise. Gardez à l’esprit que le prix augmentera probablement si vous souhaitez accéder à plusieurs services Paychex (par exemple, le suivi du temps, la paie, l’accueil), mais la commodité de disposer de plusieurs solutions RH sur une seule plateforme peut valoir le coût.

Bien que la tarification en ligne ne soit pas nécessairement un must, la plupart des concurrents la mentionnent. La plupart des concurrents proposent également des essais gratuits, ce dont Paychex ne fait pas la publicité.

Le saviez-vous ? Le tarif moyen de l’industrie pour les logiciels de gestion du temps et des présences varie de 2 à 10 $ par employé et par mois.

Configuration

Étant donné que Paychex offre un grand nombre de solutions RH sur une seule plateforme, l’installation peut prendre un peu plus de temps au début. Tout d’abord, vous devrez contacter un représentant de Paychex pour discuter de vos besoins spécifiques et des fonctions auxquelles vous devez avoir accès. Ensuite, un représentant vous aidera à configurer votre compte, et vous pourrez commencer à saisir les informations relatives aux employés. Si vous vous intégrez à la solution de paie Paychex, vous aurez également besoin des détails des employés spécifiques aux services de traitement de la paie.

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Avec les solutions de gestion du temps et des présences de Paychex, vous avez la possibilité de collecter le temps des employés de diverses manières (par exemple, navigateur Web, application mobile, application de kiosque avec vérification faciale, balayage biométrique de l’iris et des doigts, système de réponse vocale interactive). Si vous souhaitez utiliser l’une des méthodes de collecte d’heures les plus complexes, vous devrez la configurer avec votre système.

Bien que Paychex soit une solution complète, elle peut également s’intégrer à plus de 190 applications tierces. Si vous utilisez actuellement d’autres plates-formes commerciales que vous avez l’intention de conserver, renseignez-vous sur l’intégration à votre solution Paychex Flex.

Service à la clientèle

Paychex propose une multitude de ressources en ligne sur les logiciels et services de paie, ainsi que des informations générales sur les RH. Il existe par exemple un centre de connaissances, un centre d’aide sur le coronavirus, des calculateurs, des webinaires et des podcasts. Il existe également des témoignages de clients qui fournissent des informations de première main sur le service.

Si vous avez besoin de contacter directement un représentant du service d’assistance, vous pouvez le faire par téléphone ou par chat en ligne. Paychex affirme que les utilisateurs ont accès à un professionnel du support dédié, ce que tous les concurrents n’offrent pas.

Inconvénients

Un inconvénient potentiel de Paychex est qu’il ne répertorie pas les prix des logiciels de gestion du temps et des présences en ligne. Au lieu de cela, vous devrez contacter Paychex directement pour recevoir un devis basé sur vos besoins. Si la tarification personnalisée peut être avantageuse pour certains employeurs, la transparence des prix en ligne peut être une priorité pour les entreprises qui ont un budget limité et qui souhaitent comparer rapidement les coûts.

Si vous avez un budget limité et que vous n’avez besoin que d’un logiciel de gestion du temps et des présences (et non de la solution intégrée complète de Paychex), consultez notre revue de OnTheClock, qui est abordable et offre également un plan gratuit pour un maximum de deux employés.

Une autre limite potentielle de Paychex est qu’elle ne propose pas d’essai gratuit de son logiciel de gestion du temps et des présences, alors que la plupart des concurrents le font. Une version d’essai gratuite n’est généralement pas synonyme de rupture de contrat, mais elle peut être un moyen sans risque de savoir si le logiciel vous convient.

Méthodologie

Nous avons passé des semaines à rechercher et à analyser les systèmes de gestion du temps et des présences pour identifier les meilleures solutions du marché. Nous avons examiné les fonctionnalités, les prix, les intégrations, la facilité d’utilisation et le support client, et nous nous sommes familiarisés avec les démonstrations et les vidéos des produits chaque fois que cela était possible. Lorsque nous avons cherché la meilleure solution RH tout-en-un pour le suivi des heures et des présences, nous avons donné la priorité aux fonctions essentielles de suivi des heures et des présences, telles que les options d’horloge, la planification des employés, la gestion des congés, les rapports et les notifications. Nous avons également examiné d’autres services RH, tels que la paie, les avantages sociaux, le recrutement et l’intégration, et le conseil en RH.

Qu’est-ce qu’un système de gestion du temps et des présences ?

Un système de gestion du temps et des présences est une solution numérique que les employés peuvent utiliser pour pointer via des navigateurs web, des applications mobiles et des kiosques sur tablette. Bien que les caractéristiques spécifiques et le matériel varient d’un système à l’autre, les entreprises utilisent souvent des systèmes de gestion du temps et des présences pour suivre les heures et les lieux de travail des employés, planifier les quarts de travail, gérer les congés payés, suivre les dépenses liées au travail et aux projets, et communiquer avec les membres de l’équipe.

FAQs

Qu’est-ce que l’horaire flexible de Paychex ?

Paychex offre deux solutions intégrées de gestion du temps et des présences : Paychex Flex Time Essentials et Paychex Flex Time. Paychex Flex Time Essentials offre des fonctions standard de gestion du temps et des présences, et Paychex Flex Time est une solution de suivi du temps plus complète avec des fonctions administratives, des fonctions de planification des employés, des règles et des alertes relatives aux heures supplémentaires, et des capacités de communication. Il dispose également de diverses fonctions de rapport et de suivi. Les données sur les employés provenant de Paychex Flex Time peuvent être intégrées de façon transparente à votre système de paie Paychex et à d’autres fonctions RH.

Est-ce que Paychex a une horloge ?

Oui, Paychex offre une variété d’options de surveillance flexibles, comme les poinçons web (disponibles sur les ordinateurs de bureau, les tablettes et les smartphones), les badges de proximité, la saisie du code PIN et la biométrie (iris, vérification faciale, numérisation des empreintes digitales).

Pouvez-vous pointer sur l’application Paychex Flex ?

Oui, les employés peuvent utiliser l’application mobile Paychex Flex, disponible sur les appareils iOS et Android, pour pointer pour chaque quart de travail. Tant que vous disposez d’une connexion Internet, vous pouvez accéder à la fonction d’entrée/sortie à tout moment.

Ligne de fond

Nous recommandons Paychex Flex Time pour :

    • Les entreprises qui veulent une solution RH tout-en-un.
    • Les petites et moyennes entreprises.
    • Les entreprises qui veulent une gamme d’options de montres.
    • Les entreprises qui souhaitent une solution de paie intégrée en interne.

Nous ne recommandons pas Paychex Flex Time pour :

    • Les entreprises qui ont besoin de prix en ligne immédiats.
    • Les entreprises qui ont besoin d’un essai gratuit.